Secrétaire Service de l'Événementiel et de la Communication - Lons le Saunier H/F - Communes

Rejoignez une équipe au coeur de la vie locale et des événements du territoire !
Au sein du service Gestion de l'Événementiel et de la Communication, vous participez activement à l'organisation et au bon déroulement des manifestations accueillies dans les équipements de la collectivité (Juraparc, Puits-Salé, Iris, Savagna).
Véritable interface entre les usagers, les services internes et les partenaires, vous jouez un rôle clé dans la coordination administrative et financière des événements.
Vous recherchez un poste polyvalent, au coeur de l'événementiel local, avec des missions concrètes et un impact direct sur la vie du territoire ? Rejoignez une équipe dynamique au sein d'un environnement stimulant.

Sous la responsabilité du Directeur du CARCOM, vous assurez la mise à disposition des équipements municipaux (salles et matériels) pour des événements tels que expositions, réceptions, réunions ou activités de loisirs.
À ce titre, vous intervenez sur les missions suivantes :
Gestion des locations de salles
- Accueillir et renseigner les usagers (physique, téléphone, mail)
- Gérer les plannings de réservation
- Constituer et suivre les dossiers de location (contrats, devis, assurances...)
- Assurer le suivi administratif et la transmission des informations aux équipes
Suivi de la régie
- Établir les devis et les factures
- Encaisser les règlements et assurer le suivi comptable (cautions, dépôts...)
- Produire les documents administratifs nécessaires
Gestion des demandes de matériel
- Réceptionner et traiter les demandes
- Vérifier les disponibilités en lien avec les équipes techniques
- Assurer le suivi administratif des dossiers
Information et conseil
- Informer les usagers sur la réglementation des ERP (sécurité, capacité, etc.)
- Accompagner les organisateurs d'événements dans leurs démarches
- Veiller au respect des procédures et signaler tout dysfonctionnement
Missions complémentaires
- Accueil physique et téléphonique du Carrefour de la Communication
- Participation ponctuelle aux inscriptions de l'Université Ouverte

CADRE STATUTAIRE
Cadre des Adjoints Administratifs
Qualifications appréciées
- SSIAP1
- Habilitation électrique
- SST
APTITUDES & COMPÉTENCES REQUISES
Savoirs
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
- Connaissance du fonctionnement d'une régie publique appréciée
- Notions en réglementation ERP souhaitées
Savoir-faire
- Rigueur administrative et sens de l'organisation
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Aisance rédactionnelle
Savoir-être
- Sens du service public et excellent relationnel
- Réactivité et esprit d'équipe
- Fiabilité et discrétion

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