Secrétaire Médicale H/F - EPSM 71
- CDD
- EPSM 71
Les missions du poste
Établissement Public de Santé Mentale de Saône-et-Loire, l'EPSM 71 exerce ses missions sur l'ensemble du département pour la prise en charge des enfants et des adolescents et sur les deux tiers nord du département pour la prise en charge des adultes soit les bassins d'Autun, de la Bresse bourguignonne, du Grand Chalon et de Creusot-Montceau.
Nos activités sont réparties entre le site hospitalier situé à Sevrey (6km de Chalon-sur-Saône) et presqu'une cinquantaine de sites extrahospitaliers (17 CMP, 5 CATTP, 9 hôpitaux de jour, des équipes mobiles...) couvrant ainsi en proximité tout le territoire de santé .
Nous recherche un/une secretaire médical(e) H/F pour le CMP et l'HJ Adultes de Louhans à temps pleins pour une durée de 3 mois.
Le CMP est le lieu d'accueil et de coordination pour toutes les personnes majeures présentant des troubles psychologiques et/ou psychiques résidant dans le secteur de Louhans. Il a pour principale mission :
* D'accueillir toutes les demandes de soin dans son champ de compétence ;
* D'assurer les prises en charge non urgentes et de proposer des suivis individualisés et pluri-professionnels
* D'orienter si besoin vers d'autres structures adaptées
L'Hôpital de Jour est un lieu de prise en charge dont la missions est de favoriser le processus de soin du patient à proximité de son domicile. Il constitue une alternative à l'hospitalisation temps plein:
* en amont d'une hospitalisation en stabilisant les phases subaiguës de la pathologie et en prévenant les périodes de crise
* en aval en assurant une période intermédiaire entre une hospitalisation à temps plein et le retour à l'autonomie
Vos missions
Le ou la secrétaire médical(e), de manière générale au CMP traite les informations médico administratives du patient, planifie les activités (agendas de consultation, admissions et convocations) et coordonne l'accueil des usagers. Il ou elle assiste l'autorité hiérarchique dans la fonction de gestion, de suivi et d'organisations des activités administratives, médicales et/ou techniques.
La mission principale du poste est basée au CMP avec des missions de suppléance pour le CATTP et l'hôpital de jour.
ACTIVITES MEDICO ADMINISTRATIVES
* Accueil / orientation physique et téléphonique des patients, des familles et des partenaires du réseau
* Création des dossiers patients
* Vérification des informations médico administratives dans le cadre de l'identito vigilance
* Mise à jour régulière des dossiers patients à partir des différents logiciels (recueil, enregistrement, mise à jour des diagnostics et numérisation de documents dans le dossier patient)
* Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activités
* Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, convocations...)
* Rédaction de certificats, de courriers médicaux, de compte rendus en lien avec les psychiatres
* Suivi des échéances des programmes de soins en lien avec la GAP (gestion administrative des patients)
* Gestion du courrier
SUIVI D'ACTIVITE
* Gestion des mouvements patients
* Saisie des données liées à l'activité médico soignante (codage)
* Suivi des indicateurs de l'unité (délai d'attente, suivi des présences patients ...)
* Mise à jour des liste d'attente éventuelle de prise en charge en lien avec le cadre et le médecin
ACTIVITE DE RELATION & COMMUNICATION :
* Garantir la bonne circulation des informations aux différents professionnels
* Collaboration avec la GAP (gestion administrative des patients) et le DIM (département d'information médicale)
ACTIVITE EN LIEN AVEC LA DEMARCHE QUALITE
* Appliquer les procédures et protocoles en vigueur sur l'établissement
* Déclarer les évènements indésirables en utilisant les outils en vigueur sur l'établissement,
* Participer à des démarches d'amélioration de la qualité
* Faire toutes propositions susceptibles d'améliorer la qualité des soins et la prise en charge des patients et de son entourage
ACTIVITE DE FORMATION :
* Participer à l'accueil et à l'accompagnement pédagogique des étudiants, stagiaires et des personnels placés sous sa responsabilité
* Participer à des cycles de formation permanente afin d'évoluer dans sa pratique
* Participer au groupe de travail du pôle et de l'établissement
* Formuler chaque année, au moment des entretiens annuels d'évaluation et de formation, au minimum un objectif professionnel, prendre les moyens nécessaires afin de concrétiser l'objectif ciblé et évaluer ses actions.
GESTION DU MATERIEL ET CONTRIBUTION ECONOMIQUE :
* Evaluation des stocks, des commandes et des demandes d'intervention en collaboration avec le cadre de santé
* Réception et distribution des commandes reçues
* Respecter le matériel utilisé et veiller à son entretien (véhicules, locaux d'activités et d'accueil)
* Tenir compte des contraintes économiques liées à l'exercice de sa profession
Nos activités sont réparties entre le site hospitalier situé à Sevrey (6km de Chalon-sur-Saône) et presqu'une cinquantaine de sites extrahospitaliers (17 CMP, 5 CATTP, 9 hôpitaux de jour, des équipes mobiles...) couvrant ainsi en proximité tout le territoire de santé .
Nous recherche un/une secretaire médical(e) H/F pour le CMP et l'HJ Adultes de Louhans à temps pleins pour une durée de 3 mois.
Le CMP est le lieu d'accueil et de coordination pour toutes les personnes majeures présentant des troubles psychologiques et/ou psychiques résidant dans le secteur de Louhans. Il a pour principale mission :
* D'accueillir toutes les demandes de soin dans son champ de compétence ;
* D'assurer les prises en charge non urgentes et de proposer des suivis individualisés et pluri-professionnels
* D'orienter si besoin vers d'autres structures adaptées
L'Hôpital de Jour est un lieu de prise en charge dont la missions est de favoriser le processus de soin du patient à proximité de son domicile. Il constitue une alternative à l'hospitalisation temps plein:
* en amont d'une hospitalisation en stabilisant les phases subaiguës de la pathologie et en prévenant les périodes de crise
* en aval en assurant une période intermédiaire entre une hospitalisation à temps plein et le retour à l'autonomie
Vos missions
Le ou la secrétaire médical(e), de manière générale au CMP traite les informations médico administratives du patient, planifie les activités (agendas de consultation, admissions et convocations) et coordonne l'accueil des usagers. Il ou elle assiste l'autorité hiérarchique dans la fonction de gestion, de suivi et d'organisations des activités administratives, médicales et/ou techniques.
La mission principale du poste est basée au CMP avec des missions de suppléance pour le CATTP et l'hôpital de jour.
ACTIVITES MEDICO ADMINISTRATIVES
* Accueil / orientation physique et téléphonique des patients, des familles et des partenaires du réseau
* Création des dossiers patients
* Vérification des informations médico administratives dans le cadre de l'identito vigilance
* Mise à jour régulière des dossiers patients à partir des différents logiciels (recueil, enregistrement, mise à jour des diagnostics et numérisation de documents dans le dossier patient)
* Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activités
* Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, convocations...)
* Rédaction de certificats, de courriers médicaux, de compte rendus en lien avec les psychiatres
* Suivi des échéances des programmes de soins en lien avec la GAP (gestion administrative des patients)
* Gestion du courrier
SUIVI D'ACTIVITE
* Gestion des mouvements patients
* Saisie des données liées à l'activité médico soignante (codage)
* Suivi des indicateurs de l'unité (délai d'attente, suivi des présences patients ...)
* Mise à jour des liste d'attente éventuelle de prise en charge en lien avec le cadre et le médecin
ACTIVITE DE RELATION & COMMUNICATION :
* Garantir la bonne circulation des informations aux différents professionnels
* Collaboration avec la GAP (gestion administrative des patients) et le DIM (département d'information médicale)
ACTIVITE EN LIEN AVEC LA DEMARCHE QUALITE
* Appliquer les procédures et protocoles en vigueur sur l'établissement
* Déclarer les évènements indésirables en utilisant les outils en vigueur sur l'établissement,
* Participer à des démarches d'amélioration de la qualité
* Faire toutes propositions susceptibles d'améliorer la qualité des soins et la prise en charge des patients et de son entourage
ACTIVITE DE FORMATION :
* Participer à l'accueil et à l'accompagnement pédagogique des étudiants, stagiaires et des personnels placés sous sa responsabilité
* Participer à des cycles de formation permanente afin d'évoluer dans sa pratique
* Participer au groupe de travail du pôle et de l'établissement
* Formuler chaque année, au moment des entretiens annuels d'évaluation et de formation, au minimum un objectif professionnel, prendre les moyens nécessaires afin de concrétiser l'objectif ciblé et évaluer ses actions.
GESTION DU MATERIEL ET CONTRIBUTION ECONOMIQUE :
* Evaluation des stocks, des commandes et des demandes d'intervention en collaboration avec le cadre de santé
* Réception et distribution des commandes reçues
* Respecter le matériel utilisé et veiller à son entretien (véhicules, locaux d'activités et d'accueil)
* Tenir compte des contraintes économiques liées à l'exercice de sa profession
Le profil recherché
Horaires : Horaires en journée de 8h avec amplitude de 9h00 à 17h30 en fonction de l'activité
Connaissances :
* Connaissance des techniques d'accueil physique et téléphonique
* Connaissance du vocabulaire médical dans le domaine psychiatrique
* Connaissance des procédures liées à la prise en charge des patients (droits du patient, communication...)
* Connaissance de l'environnement hospitalier (fonctionnement et organisation interne)
Savoir-faire :
* Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
* Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
* Evaluer la cohérence et la pertinence des données et/ou des informations
* Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
* Organiser et classer les données, les informations, les documents de diverses natures
* Rédiger, mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence
* Identifier, analyser des erreurs de gestion, en rechercher les causes et les moyens de réajustement
* Maîtrise des outils bureautiques.
Savoir-être :
* Discrétion et respect de la déontologie, du secret professionnel
* Capacité à s'adapter à des situations variées, imprévues et de crise
* Capacité à faire face à des situations de violence
* Bonne aptitude relationnelle et d'écoute avec les patients, leurs familles
* Capacité à travailler en équipe pluriprofessionelle
* Autonomie, prise d'initiatives et capacité d'organisation
* Sens de l'anticipation- Réactivité
* Disponibilité et adaptabilité
Formation et/ou qualification :
* Bac Professionnel Secrétariat, Secrétariat Médical - expérience similaire
* Maîtrise des outils et logiciels informatiques (Cpage - Excel - Blue Medi - Power Point - Planipsy - dossier patients informatisés)
Connaissances :
* Connaissance des techniques d'accueil physique et téléphonique
* Connaissance du vocabulaire médical dans le domaine psychiatrique
* Connaissance des procédures liées à la prise en charge des patients (droits du patient, communication...)
* Connaissance de l'environnement hospitalier (fonctionnement et organisation interne)
Savoir-faire :
* Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
* Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
* Evaluer la cohérence et la pertinence des données et/ou des informations
* Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
* Organiser et classer les données, les informations, les documents de diverses natures
* Rédiger, mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence
* Identifier, analyser des erreurs de gestion, en rechercher les causes et les moyens de réajustement
* Maîtrise des outils bureautiques.
Savoir-être :
* Discrétion et respect de la déontologie, du secret professionnel
* Capacité à s'adapter à des situations variées, imprévues et de crise
* Capacité à faire face à des situations de violence
* Bonne aptitude relationnelle et d'écoute avec les patients, leurs familles
* Capacité à travailler en équipe pluriprofessionelle
* Autonomie, prise d'initiatives et capacité d'organisation
* Sens de l'anticipation- Réactivité
* Disponibilité et adaptabilité
Formation et/ou qualification :
* Bac Professionnel Secrétariat, Secrétariat Médical - expérience similaire
* Maîtrise des outils et logiciels informatiques (Cpage - Excel - Blue Medi - Power Point - Planipsy - dossier patients informatisés)
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Cpage
- Accueil de la clientèle
- Logiciels bureautiques
- Autonomie
- Excel
- Compte-rendu
- Pro-activité
- PowerPoint
- Traitement du courrier
- Réactivité
- Prise de note