Assistant Administratif H/F - la Maison pour Tous, Societe Anonyme Coo

L'Assistant administratif (H/F) est chargé d'assister quotidiennement la direction clientèle dans la réalisation de ses missions et de lui apporter une aide permanente de conception et de rédaction de documents. Il centralise et formalise les indicateurs de la direction clientèle.

Activités :

- Assurer le secrétariat du Directeur Clientèle et du Responsable Technique & Proximité (création de tous types de docs en fonction des besoins)
- Créer et actualiser les tableaux de suivi des activités de la Direction Clientèle (budget, engagements de travaux des agences, vacance locative, 3D, SCANS, etc.)
- Réceptionner les courriers, courriels et SCANS de la direction clientèle
- Recueillir et coordonner les informations auprès des équipes concernées
- Rédiger les divers courriers du service en conséquence
- Planifier des évènements internes de la Direction clientèle (réunions, visites ext., .)
- Assurer le secrétariat et la facturation des interventions hygiénistes
- Classer et archiver les documents du service
- Réceptionner, envoyer et classer les bons de commande des Techniciens
- Contribuer à la vérification des avis d'imposition Commission d'Attribution de Logements d'Examen de l'Occupation des Logements (CALEOL) et les archiver
- Assurer les relances assurances locatives
- Suivre les fiches patrimoines des Chargés de secteur
- Apporter un soutien administratif aux actions de communication auprès des clients
- Prendre des notes et rédiger les comptes rendus de réunions
- Modifier les modèles de courriers types dans ARAVIS
- Assurer le secrétariat des Conseils de Concertation Locative (CCL)

Connaissances professionnelles spécifiques

Compétences clés :

- Maitriser les outils bureautiques et métiers
- Maitriser la rédaction de courriers professionnels

Aptitudes requises :

- Sens de l'organisation et rigueur
- Devoir de réserve et de confidentialité
- Réactivité
- Sens du service client
- Esprit d'équipe
- Aisance relationnelle écrite et orale
- Force de proposition
- Capacité d'analyse et de synthèse

Profil attendu

Bac avec expérience
Le permis B (boite manuelle) est obligatoire, déplacements à prévoir dans le cadre des missions / formations internes.

Conditions :
Convention collective nationale des organismes publics et coopératifs de l'habitat social
Catégorie Agent de maitrise - Classe 5

Experience: 24 Mois

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Langues: Français exigé

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Location de logements

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Service client
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Compte-rendu
• Facturation
• Traitement du courrier
• Français
• Esprit d'analyse
• Réactivité
• Rédaction de courriers
• Sens de l’organisation