Gestionnaire Traitement des Archives Publiques H/F - Sgc 39 - Prefecture du Jura

Vos activités principales

Traitement des archives intermédiaires et définitives
- Réaliser les opérations de tri, d'élimination, de classement et de conditionnement des documents.
- Assurer la gestion des dossiers individuels et des archives collectives de personnel.
- Préparer les éliminations réglementaires (sorties pour destruction) et les versements définitifs.
- Mettre à jour les outils de suivi (récolements, inventaires, registres, bordereaux).

Accompagnement et conseil auprès des services
- Fournir un appui méthodologique et réglementaire en matière d'archivage. (Durées de conservation, typologie des archives, archivage numérique, aménagement des locaux.)
- Aider à la rédaction des bordereaux de versement, bordereaux d'élimination et récolements.

Organisation de la collecte
- Planifier, organiser et sécuriser les collectes d'archives auprès des différents services.
- Assurer le transfert physique des archives vers les locaux dédiés.
- Garantir la traçabilité et l'intégrité des fonds collectés.

Classement et valorisation des fonds
- Classer les fonds d'archives selon les normes et pratiques professionnelles.
- Participer à la structuration, au rangement et à la logique documentaire de l'ensemble des dépôts.

Veille et production documentaire
- Assurer une veille réglementaire et technique dans le domaine des archives publiques.
- Rédiger des procédures, modes opératoires, fiches techniques et documents d'aide à la gestion.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Permis B requis
Manutention régulière (boîtes d'archives).
Travail en sous-sol ou en local d'archivage.

Votre environnement professionnel

- Activités du service

Le service des finances, achats, immobilier et logistique est en charge de l'appui matériel à l'ensemble des agents de la Préfecture, des DDI et du SGC. Ainsi il est en charge de l'accueil du public et des entreprises sur les 2 sites (Préfecture/DDETSPP et DDT), du courrier, de la gestion du parc automobile, des fournitures, du mobilier, de l'inventaire et des archives. Le service est également en charge de l'entretien et de la maintenance des bâtiments et des espaces extérieurs des sites en gestion.

Le service met en oeuvre des procédures mutualisées entre les 3 services (Préfecture et DDI) en lien avec la direction de ces services et les référents de proximité.

- Composition et effectifs du service

Le service des finances, de l'immobilier et de la logistique du SGCD compte 18 agents :
- 1 chef de service
- 1 adjoint au chef de service
- 1 chef de section logistique, accueil et courrier. La section compte 5 agents.
- 1 chef de section gestion des sites. La section compte 4 agents.
- 1 section finances avec 5 agents.

- Liaisons hiérarchiques

chef du service des finances, achats, immobilier et logistique
Cheffe de la section Logistique Accueil Courrier

- Liaisons fonctionnelles

relations avec l'ensemble des services de la Préfecture, DDT, DDETSPP et SGCD

Vos perspectives :
Poste polyvalent qui vous permettra d'avoir une bonne connaissance de l'administration territoriale de l'État dans un département. Ainsi, à l'issue de la période attendue sur le poste, vous pourrez prétendre à un poste équivalent à la Préfecture, la DDT, la DDETSPP et le SGCD

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Méthode de classement et d'archivage,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Rédaction de notices techniques